Une meilleure fabrication structurelle commence par de bonnes informations

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Quand pouvons-nous obtenir les dessins d'atelier ? Kerri Olsen a entendu cette question d'innombrables fois lors de la première rencontre entre le fabricant, le dessinateur d'acier et le client (généralement un représentant de l'entrepreneur général). Elle est fondatrice et directrice de Steel Advice, une société d'estimation et de gestion de projets à Shelton, Washington, et elle est également l'actuelle présidente par intérim du National Institute of Steel Detailing (NISD). Pour Olsen, ce n'est pas la bonne question à poser à un fabricant, surtout lors d'une première réunion.

"Dans mon esprit, la première question devrait toujours être : 'Quelles informations sont encore nécessaires pour permettre le démarrage des détails en acier ?' Si c'est la première fois qu'ils entendent la question, que ce ne soit pas la dernière fois."

Olsen l'a dit lors d'un séminaire en mars 2022 au NASCC : The Steel Conference, organisé à Denver par l'American Institute of Steel Construction (AISC). Sa présentation s'est penchée sur l'un des éléments les plus chronophages d'un projet de construction : les demandes d'informations, ou RFI.

Olsen offre des services d'estimation et de gestion de projet. Lorsqu'elle reçoit un travail, elle examine d'abord minutieusement les dessins contractuels, les spécifications et les dates de livraison prévues. "La prochaine chose que je fais est de marquer les dessins du contrat où je vois des informations manquantes", a-t-elle déclaré. "Si je suis l'estimateur sur le terrain, j'ai déjà une idée de ce qui n'était pas inclus dans les éléments de l'étendue des travaux. Je suis capable de démarrer immédiatement. Mais si je viens en aveugle, je vais parcourir page par page et marquer ce dont j'aurai besoin pour commencer. "

Elle rédige alors une lettre d'introduction détaillant les éléments manquants et tient une réunion avec le fabricant. Tout cela se passe avant de rencontrer le détaillant d'acier.

"Les chefs de projet des fabricants devraient faire ce qu'ils peuvent pour connaître parfaitement un travail", a-t-elle déclaré. "Ils doivent prévisualiser le travail avec les estimateurs, des personnes qui ont la tête dans le travail et qui savent quels sont les problèmes. [L'estimateur et le chef de projet] doivent travailler ensemble pour identifier toutes les élévations et dimensions critiques qui sont affichées et manquantes. Et ils doivent revoir complètement la portée du travail et parler d'articles et de quantités spécifiques. Ce n'est pas parce qu'il n'est montré qu'une seule fois comme détail qu'il n'y en a pas 50 000 dans un travail. "

Une fois que le chef de projet et l'estimateur sont sur la même page, ils apportent des détails dans l'image. Après l'offre initiale du détaillant - qui, encore une fois, implique tous les éléments attendus, la portée complète des travaux et les délais - les détails en acier sont intégrés au projet et les réunions commencent.

Lors de cette première réunion, l'estimateur, le chef de projet et le dessinateur d'acier commencent à dresser une liste des informations manquantes, le tout avant le début du processus formel de RFI. L'idée est de découvrir la plupart des informations manquantes le plus tôt possible, en respectant les meilleures pratiques telles que définies par les codes AISC et NISD.

Les détails comptent ici. Oui, les contrats de travail stipulent que toutes les parties respectent les meilleures pratiques de l'AISC et du NISD, mais que disent réellement ces normes ? Olsen a souligné une section de la norme NISD qui stipule: "Les documents de conception structurelle doivent clairement montrer ou noter le travail à effectuer et doivent donner les informations suivantes avec des dimensions suffisantes pour transmettre avec précision la quantité et la complexité de l'acier de construction à fabriquer. " La norme suit avec une longue liste de détails, le premier étant "la taille, la section, la qualité du matériau et l'emplacement de tous les membres".

Elle a également déclaré que la simple mise à l'échelle des dessins CAO pour déterminer les dimensions "n'est pas une pratique acceptée pour détailler les documents d'approbation", ajoutant que cela a à voir avec la responsabilité et la reddition de comptes en matière d'information. Selon les meilleures pratiques, les documents de conception tels que reçus doivent contenir toutes les dimensions requises.

« Tout ce que nous faisons lorsque nous commençons un travail doit toujours remonter à la cause première », a expliqué Olsen, « et la cause première de la plupart de nos problèmes est que la conception était incomplète. La réalité est que les dessins contractuels ne sont presque toujours pas réalisables, et beaucoup se disent : « Eh bien, pourquoi ne pas simplement aller de l'avant et détailler le travail, et mettre des nuages ​​[dans le balisage PDF] avec des questions sur les détails de l'atelier et les dessins de montage, puis les envoyer pour approbation ? Ce n'est pas un bon processus."

Faire cela déplace la responsabilité de l'information. Les meilleures pratiques supposent que les détaillants publient des dessins prêts à l'emploi, avec tous les problèmes attendus résolus et les questions répondues. Message d'Olsen aux dessinateurs : "Lorsque vous soumettez des dessins pour approbation, vous avez admis au monde que ces dessins sont réalisables. Maintenant, vous vous êtes rendu responsable de tout calendrier impliqué. Idéalement, vous ne devriez jamais soumettre des dessins pour approbation tant qu'ils ne sont pas terminés, lorsque vous avez répondu à toutes les questions et que vous êtes prêt à partir. Même si vous n'êtes qu'au stade de l'approbation, vous pouvez fabriquer ces dessins maintenant parce qu'ils sont si complets. C'est ce que nous voulons."

Bien sûr, les détaillants ne peuvent pas simplement dire : "Ces dessins sont irréalisables, corrigez-les maintenant", puis laissez-les en l'état jusqu'à ce que quelqu'un remarque que rien n'avance. Les fabricants doivent commander l'acier, après tout, et les projets ont encore des dates d'achèvement prévues. C'est ici que les avis d'information hebdomadaires sur les projets d'Olsen entrent en jeu.

"J'envoie une lettre descriptive", a-t-elle dit, "pas des pages et des pages de données. Je condense tout en phrases courtes et informatives. Si je dois utiliser une feuille de calcul, je le ferai, mais j'essaie de ne pas le faire. Les lettres hebdomadaires décrivent l'état actuel du travail, ce qui a été résolu et ce qui est nécessaire pour continuer."

Avec ces lettres, envoyées sous forme de fichier PDF joint à un e-mail (qui fournit un horodatage), Olsen joint des RFI avec suffisamment de détails pour fournir de la clarté à quiconque a besoin de les lire. La lettre demande également que les réponses soient renvoyées à une date précise, et pas seulement le plus tôt possible. Après tout, ASAP est subjectif. Cela pourrait être demain pour une personne ou la semaine prochaine (ou le mois) pour quelqu'un d'autre.

Elle décrit également dans la lettre toutes les réunions précédentes, l'heure et la date de l'appel Zoom ou Teams, les problèmes discutés et les nouveaux détails ajoutés. "Les dates et les heures sont importantes", a-t-elle déclaré, ajoutant qu'un projet récent impliquait une réunion au cours de laquelle il a été découvert que les dessins n'étaient pas à jour.

"Un bon dessinateur et chef de projet demande toujours si les dessins au dossier sont à jour", a déclaré Olsen. De plus, les révisions doivent inclure des nuages ​​(annotations PDF) qui montrent les modifications par rapport aux dessins précédents. De nouveaux dessins sans changements marqués (ou une date et un numéro de révision) ouvrent la porte à l'incertitude : est-ce vraiment le dernier ? Tous les changements nécessaires ont-ils vraiment été faits ? Quels conflits, le cas échéant, ces changements créent-ils ?

À la fin de la lettre, Olsen ajoute une déclaration ferme mais courtoise : "Notre travail sur ce projet est au point mort jusqu'à ce que nous ayons reçu les informations demandées sur notre RFI. Votre attention immédiate à cet égard est grandement appréciée."

Enfin, elle termine par quelque chose qui ressemble à la déclaration suivante : "Nous vous demandons de vérifier l'exactitude des informations ci-dessus. Si nous ne recevons pas de corrections écrites de votre part dans les trois jours ouvrables suivant la date de cette lettre, ce document sera conservé. Merci beaucoup pour votre temps et votre attention. "

Ces lettres fournissent une trace écrite et, parce qu'elles sont envoyées chaque semaine, elles maintiennent les gens engagés et (idéalement, au moins) stimulent l'action. La documentation maintient également la responsabilité de l'information, qui est devenue un peu plus compliquée avec l'évolution de la technologie logicielle.

Le logiciel de gestion et de suivi de projet a rationalisé les opérations pour de nombreux acteurs de la construction. « Par exemple, le suivi des documents avec Tekla EPM ou un autre logiciel pour documenter les soumissions d'approbation et les dates de sortie en magasin est très utile », a-t-elle déclaré.

Les entreprises rencontrent des difficultés lorsqu'elles utilisent un logiciel pour se décharger de la responsabilité de trouver les informations nécessaires. Par exemple, Olsen a décrit des incidences d'utilisation abusive du logiciel de gestion de projet par les GC, "en disant au sous-traitant d'aller simplement dans [ce logiciel Web] pour déterminer ce qui est nécessaire".

Elle a ajouté que même si ces logiciels peuvent rationaliser la collecte d'informations, certaines personnes sont toujours responsables de la récupération et de la communication de ces informations. "Le chef de projet GC doit envoyer au fabricant ce qui est nécessaire, sous la forme de modifications des dessins et des spécifications. Il doit mettre à jour le calendrier spécifique au métier. Ensuite, le [chef de projet du fabricant] transmet ces informations au dessinateur d'acier."

Les lettres et les contacts continus font également avancer le projet. Cela peut être particulièrement critique lorsque des matériaux doivent être commandés, compte tenu des défis de la chaîne d'approvisionnement de ces dernières années. Elle a de nouveau fait référence à cette expérience récente lorsqu'une réunion en ligne a révélé que le fabricant avait des dessins obsolètes. Le chef de projet du GC avait pensé que les dessins les plus récents répondraient aux questions posées par la RFI, mais les dessins n'étaient toujours pas prêts pour l'atelier.

"J'avais tout ce nouvel ensemble de dessins de structure avec la plupart des dimensions", a-t-elle déclaré, "mais j'avais aussi de l'acier neuf, et l'emplacement du nouvel acier n'était pas dimensionné. Pourtant, j'avais mes longueurs de matériaux, donc maintenant je pouvais au moins acheter l'acier. Le timing était important car il s'agissait de grosses poutres.

Olsen a décrit une récente RFI discutant "d'une révision de dessin qui comprenait des emplacements de poteaux de transfert supplémentaires, qui nécessitaient plus de poutres et de connexions de raidisseur. Et maintenant, nous avions un problème de conflit entre l'emplacement du raidisseur et les emplacements de jonction de poutre".

Lors d'un appel téléphonique subséquent, le chef de projet du GC a voulu recourir au soudage sur le terrain, un changement qui, bien sûr, augmenterait les coûts. Finalement, une solution a été trouvée, mais la clé, selon Olsen, est que le problème a été détecté tôt, bien avant que les dessins d'atelier ne soient publiés et que la fabrication ne commence, et l'interaction a été entièrement documentée dans cet avis d'information hebdomadaire.

Cela souligne à nouveau la vertu de la lettre d'information hebdomadaire. "Ces lettres hebdomadaires fournissent la liste des événements de la semaine. Même lorsqu'il ne se passe rien, je continue à communiquer avec des lettres hebdomadaires. Nous attendons peut-être encore telle ou telle approbation, nous pouvons être en train de procéder ou nous pouvons être au point mort. Les lettres permettent également aux gens de connaître l'impact de laisser des questions sans réponse, y compris des retards dans le calendrier.

"Tout ce travail évite les heures supplémentaires, les ordres de modification et les comportements de gestion de crise", a poursuivi Olsen, ajoutant que "le pire de tous est le comportement de gestion de crise", où les accusations sont monnaie courante et les plaintes (et, éventuellement, les poursuites) abondent.

Aujourd'hui, la fabrication en magasin elle-même pourrait être extraordinairement rationalisée et automatisée. Une ligne de faisceau trace des repères d'implantation ; une ligne robotisée soude et même manipule les poutres selon les besoins, sans attendre une grue ; les convoyeurs déplacent les poutres d'un bout à l'autre de l'atelier sans avoir besoin de ponts roulants.

Cet immense débit, cependant, n'aidera pas si tout le monde fabrique sur la base d'informations incorrectes. C'est pourquoi, a déclaré Olsen, une gestion efficace des RFI - et la gestion de projet en général - resteront essentielles. Un travail nécessitant une utilisation excessive de la grue peut nécessiter une heure ou une journée supplémentaire, mais une RFI sans adresse, restée dans la boîte de réception de quelqu'un pendant des semaines, peut coûter plusieurs fois plus cher.